L’achat de formation en entreprise est un poste d'investissement qui revêt une importance particulière.
Il joue un rôle primordial dans l’évolution des compétences des collaborateurs et dans la valorisation du capital humain de l’entreprise. La qualité des compétences acquises par les salariés est primordiale.
En effet, elles seront mises en œuvre au profit de l’entreprise pour contribuer à sa capacité d’innovation et à sa performance globale. Il importe donc de les choisir avec minutie. Pour cela, des critères précis doivent être pris en compte.
Tenir compte des réformes budgétaires de la Loi Avenir Professionnel
La Loi “Avenir professionnel” qui a récemment réformé le secteur de la formation professionnelle, définit l’action de formation comme « un parcours pédagogique qui permet d’atteindre un objectif professionnel ». Les actions de formation doivent donc contribuer à :
favoriser la mobilité professionnelle ;
permettre à une personne sans emploi d’en obtenir un ;
préparer les travailleurs à une mutation de leur activité ou à une réorientation professionnelle ;
et développer chez les salariés des compétences en lien ou non avec leur poste actuel et leur permettre d’obtenir un niveau de qualification plus élevé.
Parmi les différentes décisions prises dans le cadre de cette réforme, celles qui concernent les financements doivent être intégrées à la politique d’achat de formations.
En ce qui concerne les plus petites entreprises, elles ont droit à un accompagnement renforcé. Plus précisément, les entreprises de moins de 50 salariés sont désormais les seules à pouvoir accéder au financement assuré par les opérateurs de compétences (OPCO) pour le plan de développement des compétences (anciennement nommé plan de formation).
Il est important de préciser que ce financement inclut dorénavant un niveau de prestation qui n’était réservé qu’aux entreprises de moins de onze salariés. Il s’agit de la prise en charge de la rémunération des salariés en formation. Toutefois, ce paiement se fait dans la limite du coût horaire du SMIC par heure de formation.
Quant aux entreprises de plus de 50 salariés, les budgets sont remarquablement réduits. Elles ne pourront plus bénéficier de la période de professionnalisation, des fonds mutualisés, etc. C’est en cela que le pilotage et l’optimisation du budget de formation devient extrêmement important pour l'entreprise et les responsables formation qui en ont la charge.
Choisir le bon format de formation pour optimiser les budgets
Le format de formation que vous choisissez doit prendre en compte le contexte, les objectifs à atteindre, la disponibilité des salariés et bien sûr présenter un excellent rapport qualité/prix.
Par ailleurs, la formation 100% en présentiel a été moins sollicitée pendant la crise sanitaire, ce qui a permis de développer l’usage de nouveaux formats de formation intégrant le digital et proposant un accès facilité à la formation par la baisse du coût de la formation.
Les possibilités de recours à des formats alternatifs de formation :
Les formations à distance : ce format permet d’échapper à de nombreuses contraintes en termes de logistique, tout en mobilisant moins de budget et du temps de formation.
Les formations personnalisées : afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise, les formations sur mesure permettent d’optimiser le temps passé en formation pour adapter le programme aux seules questions qui auront un impact sur la performance de l’entreprise.
Les formations certifiantes : elles constituent une garantie de qualité sur les compétences que vont acquérir les salariés et permettent d’accéder à un titre officiellement reconnu.
Les formations au format numérique : la formation s’est emparée du digital pour proposer de nouvelles méthodes pédagogiques de plus en plus performantes grâce à leur souplesse d’organisation et à la réduction du coût de la formation. Elles peuvent prendre la forme d’e-learning, de MOOC, de classe virtuelle, SPOC,...etc.
Les formations courtes : la qualité d’une formation ne dépend pas de sa durée, les formations courtes peuvent être tout aussi efficaces que celles de plusieurs semaines. La formation courte va permettre de répondre à un besoin spécifique et elle sera plus facile à intégrer à l’emploi du temps d’un collaborateur.
Enfin, le blended learning connaît un engouement certain auprès des DRH et responsables de formation. Le blended learning est l’alliance du présentiel et du distanciel. Le premier permet de valider la bonne acquisition des connaissances avec un formateur en présentiel et les outils digitaux permettent de limiter les coûts en offrant un apprentissage plus souple en ligne.
Définir correctement les besoins de formations pour choisir le bon prestataire
L’identification et la formalisation des besoins de formation de l’entreprise passent par l’élaboration du cahier de charges. Ce document permet aux prestataires de formation de vous proposer des offres en adéquation avec vos objectifs. Il doit donc contenir un certain nombre d’informations :
La présentation de votre entreprise et de sa culture
Les collaborateurs concernés et leurs profils
Les raisons du besoins en formations
Les résultats attendus après la formation et les modalités d’évaluation des compétences acquises
L’ensemble des contraintes d’organisation de la formation qui permettront de choisir le format le plus adapté.
L’ensemble de la prestation de formation doit également définir les aspects administratifs et financiers de l’achat de la formation et les éléments à respecter par l’organisme de formation choisi.
Il est important que l’expression de vos attentes soit la plus factuelle possible tout en laissant part à l’innovation pédagogique qu’un prestataire peut vous proposer pour mieux répondre à votre besoin.
Choisir le bon organisme pour l'achat de formation
Le responsable de formation doit effectuer une veille permanente sur les organismes de formation qui proposent des formations en lien avec les besoins de l’entreprise. Cette veille va lui permettre de constituer un vivier d’organismes auxquels il/elle pourra avoir recours en toute confiance. La veille peut inclure les offres de formation, les formats, ainsi que les besoins recensés auprès des salariés et de la direction.
Pour être sûr de choisir le bon prestataire, deux éléments sont à prendre en compte.
Le numéro de déclaration d’activité : celui-ci est visible sur le devis, la convention, le bon de commande et la facture, ce numéro confirme la déclaration de l’organisme à la préfecture régionale. Surtout, assurez-vous que ce numéro est valide.
Le prestataire doit être référencé Datadock : c’est un signe de qualité des formations proposées car elle prend en compte les critères « qualité » des OPCO ou des organismes publics de financement et donne la possibilité de bénéficier d’une prise en charge.
Dès le 1er janvier 2022, Datadock sera remplacé par la certification Qualiopi. Dig-IT vient de réussir son audit et se prépare à l’obtention future de ce titre. A partir de 2022, seules les formations données par un organisme certifié Qualiopi pourront être prises en charge par les fonds publics ou mutualisés.
Enfin, il peut-être opportun de faire appel à des réseaux professionnels qui ont déjà validé le sérieux des organismes de formations. Dig-IT a rejoint en début d’année, la plateforme eDRH SUD dans le cadre de son volet de formation, ce qui permet de renforcer l’offre de formations informatiques à destination des entreprises de la région Sud PACA.
Évaluer la qualité et l’impact des formations achetées
L’évaluation de la qualité et de l’impact des formations permet de tirer profit de l’expérience d’achat. Elle doit se baser sur les objectifs que vous avez fixés au moment de la rédaction du cahier des charges. Ces critères vous permettent de déterminer le Return On Expectation (ROE ou Retour sur les attentes).
Cette démarche concerne particulièrement les entreprises qui mettent en œuvre des formations stratégiques et où les dirigeants souhaitent instaurer une culture du résultat.
Quant aux responsables formation qui ont vu leur métier évoluer très rapidement ces dernières années, ils devront en tant qu’interlocuteur des directions opérationnels, démontrer la qualité et l’impact de leur activité sur les résultats de l’entreprise, d’autant plus si la baisse de financement impacte leur entreprise.
Sources :
